Structuur aanbrengen in je bedrijf is niet sexy wel hip!

Als ik met ondernemers praat over structuur aanbrengen in hun bedrijf dan zie ik ze vaak geel wegtrekken. Dat is helemaal niet sexy, voor veel ondernemers ook niet leuk, er zijn zoveeel ad hoc zaken die meer energie geven op de korte termijn dan structuur aanbrengen!

Aan de andere kant is het voor steeds meer ondernemers helder, structuur zorgt voor groei. En daarom laten steeds meer ondernemers zich coachen voor de groei van hun bedrijf. Structuur aanbrengen is hip!

Wie had dat kunnen denken 😉

• Je agenda zit vol.
• Je klanten krijgen aandacht.
• Je inbox blijft redelijk onder controle.
• Je bent moe aan het einde van de dag, dus je hebt duidelijk gewerkt.

Toch knaagt er iets.

Druk zijn brengt je niet verder

Je bent wel druk maar je bent niet bezig met de dingen die je bedrijf écht verder brengen.

• Dat nieuwe aanbod waar je al maanden over nadenkt.
• Die automatisering die je steeds uitstelt.
• Dat plan dat nog ergens in een notitieboekje woont.
• Die marketingactie die ooit een goed idee was.

Je weet dat het belangrijk is en dat je het gewoon moet gaan doen. Dat je jouw plannen mag gaan uitwerken.

En toch gebeurt het niet. Je bent niet lui en je hebt ook geen gebrek aan ambitie. Sterker nog, het zijn juist de ondernemers met de meeste betrokkenheid die last hebben van uitstelgedrag.

Wist je dat je hier kunt testen wat voor een ondernemer jij bent? Doe de test!

Ik werk met klanten die overal kansen zien

Ik had een gesprek met ambitieuze ondernemer Petra. Zij zag overal kansen.

• Ze had nieuwe ideeën.
• Ze zag nieuwe samenwerkingen.
• Wilde nieuwe producten in de markt zetten.
• Zag kansen nieuwe doelgroepen aan te spreken.
• Ze was enthousiast, creatief en ondernemend.

Eigenschappen waar je als ondernemer heel ver mee kunt komen. Maar er zat ook een keerzijde aan. Elke week kwam er wel weer iets nieuws voorbij dat interessant leek. En dus verschoof het bestaande werk. Keer op keer op keer op keer.

Totdat ze op een dag zei:

“Ik heb het gevoel dat ik heel hard ren, maar dat de finish steeds verder weg komt te liggen.”

Dat vond ik een pakkende omschrijving. Want dat is precies wat er gebeurt als je zonder duidelijke structuur werkt. Je vertrekt steeds weer opnieuw in verschillende richtingen en je komt nooit ‘aan’.

Structuur aanbrengen in je bedrijf is dé oplossing

Structuur aanbrengen had een imago probleem. Ik ben blij dat veel ondernemers nu inzien dat het misschien niet het leukste is om aan te werken maar wel voor de meeste groei zorgt. Structuur aanbrengen is nu hip!

Er zijn desondanks nog steeds veel ondernemers horen het woord en denken direct aan:

• Excelbestanden
• Strakke planningen
• Agenda’s die tot op de minuut gevuld zijn
• Regels
• Beperkingen

Als dat de connectie is met structuur aanbrengen, is heet geen wonder dat je daar niet enthousiast van wordt.

Naar mijn mening is dat ook niet wat structuur aanbrengen is. Structuur betekent niet dat alles vastligt. Structuur betekent dat je vooraf bepaalt wat belangrijk is. Zodat je tijdens je werk niet steeds opnieuw beslissingen hoeft te nemen. En dat scheelt verrassend veel energie.

Vergelijk het met boodschappen doen zonder boodschappenlijstje. Je komt thuis met koekjes, een aanbieding en nog meer lekkers die je helemaal niet nodig had, maar de drie dingen die je wel nodig had, die ben je vergeten.

Met een lijstje koop je nog steeds iets leuks tussendoor én kom je thuis met wat je daadwerkelijk nodig had.

Dat is structuur aanbrengen.

Je brein speelt met je!

Als je nu kiest dat het genoeg is, en dat je nu écht structuur wilt gaan aanbrengen, dan gebeurt er nog iets anders. Je brein houdt van snelle beloningen en zal die kick altijd opzoeken.

• Een mail beantwoorden geeft direct resultaat.
• Een klant helpen geeft direct resultaat.
• Een vraag oplossen geeft direct resultaat.

Werken aan je strategie, marketing of bedrijfsgroei is geen snelle kick maar een investering voor lange termijn. En daar is je brein helemaal niet zo dol op. En dat zorgt voor uitstel gedrag. Als ik deze mailtjes heb beantwoord, dit probleem heb opgelost en dit klusje heb geklaard, dan ga ik zitten voor mijn strategie om structuur aan te brengen. Maar ja.. je raadt het al. Zonder stok achter de deur zijn er meer mailtje, meer klusjes en meer problemen die je kunt oplossen.

Je verkiest ad hoc taken boven structuur aanbrengen

Daardoor voelt ad hoc werken vaak productiever dan het werkelijk is.

Wil je daar meer over lezen? Dan zijn deze blogs interessant:

• Ad hoc werken, hoe ga je daarmee om?
• Stoppen met ad hoc werken, zo krijg je weer grip op je dag
• Je agenda liegt niet

Chaos kost namelijk meer dan de meeste ondernemers denken. Niet alleen tijd maar ook energie, focus, creativiteit en plezier.

Iedere keer dat je schakelt tussen taken moet je brein opnieuw opstarten. Vergelijk het met een computer die twintig programma’s tegelijk probeert te draaien.

Op een gegeven moment wordt alles trager. Jij dus ook. Je werkt meer uren en je dagen worden langer en je voelt je steeds drukker maar je komt nooit ‘aan’.

Soms zit de oplossing verrassend genoeg juist in even afstand nemen. Daar schreef ik eerder al over in Uit het raam kijken is productief.

Het inzicht van Petra

Petra maakte uiteindelijk een verrassend simpele afspraak met zichzelf.

Iedere week plande ze tijd voor bedrijfsgroei.

• Niet voor klanten
• Niet voor administratie
• Niet voor mail

Voor bedrijfsgroei. Punt.

In dat blok werkte ze uitsluitend aan projecten die haar bedrijf sterker maakten. In het begin voelde dat ongemakkelijk als ze mailtjes binnen zag komen die je direct even kon oplossen. Er kwamen altijd vragen of nieuwe ideeën. Ze heeft zichzelf getraind met mij als stok achter de deur en de nodige tips om niet overal direct op in te gaan. En weet je wat er gebeurde? Ze kreeg meer gedaan! Ze ging eindelijk de goede richting op en de finish was in zicht!

Want ondertussen kwamen er nog steeds mails binnen.

• Ze had meer overzicht
• Meer rust
• Meer focus
• En vooral meer vertrouwen dat ze daadwerkelijk vooruitging

Haar grootste inzicht?

“Ik dacht dat ik tijd tekort kwam. Eigenlijk kwam ik richting tekort.”

Dat is een mooie conclusie toch?

Wat kan jouw eerste stap zijn om structuur aan te brengen in jouw bedrijf?

Grote kans dat je herkenning vindt in wat ik schrijf. Waarschijnlijk heb jij ook genoeg ideeën, ambitie en plannen?

En mis je de tijd of rust om ze daadwerkelijk uit te voeren?

Begin dan klein.

Pak niet meteen je hele bedrijf aan. Kies één taak die je al veel te lang vooruit schuift.

Optie 1:  Kikkerslikken

• Niet nog meer plannen maken.
• Niet nog meer kennis verzamelen.
• Gewoon doen wat al veel te lang blijft liggen.

Wil je liever eerst ontdekken waar jouw tijd, energie en focus naartoe verdwijnen?

Optie 2:  Lunch & Learn 

• Praktisch
• Laagdrempelig
• Direct toepasbaar.

Houd je niet van groepsevents? Wil je liever weten wat ik specifiek voor jou kan doen?

Optie 3: Structuursessie

• 30 minuten
• via Team
• de weg naar vrijheid!

Uiteindelijk ontstaat bedrijfsgroei niet doordat je harder werkt. Bedrijfsgroei ontstaat doordat je bewust kiest waar je jouw aandacht aan geeft.

En dat begint vaak met een simpele vraag.

Werk jij vandaag in je bedrijf, of werk je aan je bedrijf?

Stoppen met ad hoc werken, zo krijg je weer grip op je dag

Wil je ad hoc werken voorkomen? Herken je het volgende scenario?

Je begint de dag met een plan.

Je wilt een paar belangrijke taken wegwerken, misschien heb je zelfs tijd geblokt om eindelijk eens aan je bedrijf te werken.En dan komt de eerste onderbreking.

Een vraag van een klant. Een mail die je “even snel” beantwoord. Met een kleine taak dat je vandaag nog moet doen. En je doet het direct . Zo komen er nog een paar meer mailtjes binnen en voor je het weet is je dag gevuld met reageren, schakelen en oplossen.

Aan het eind van de dag denk je: waar is mijn plan gebleven?

Je hebt hard gewerkt. Alleen niet aan wat voor jou belangrijk is.

Dat is een patroon.

Je moet flexibel zijn, ad hoc kan je niet voorkomen

Thea een ondernemer die ik begeleid vertelde mij: “Zo gaat het nou eenmaal in mijn werk. Ik moet flexibel zijn.” Thea kent haar werk en ze heeft geen ongelijk. Alleen zag ze niet wat er óók gebeurde.

Ze reageerde direct op alles wat binnenkwam. Elke vraag werd meteen opgepakt. Elke onderbreking kreeg voorrang. Haar eigen plannen schoven steeds door naar morgen. Of volgende week. Ze was de hele dag bezig. Geen moment stil.

En toch bleef het gevoel hangen dat ze achter de feiten aanliep.

Ze sprong continu van taak naar taak. Als een kikker van blad naar blad, zonder richting.

Je hoeft niet heel je planning om te gooien om ad hoc werken te voorkomen

Wat Thea niet wist is dat je ze haar hele planning niet hoeft om te gooien als ze ad hoc werken wil voorkomen.

Wat ze wel nodig heeft is:

• Eén ander startpunt.
• Niet alles tegelijk willen oplossen.
• Eén duidelijke keuze maken aan het begin van je dag.

Zo kan je ad hoc werken voorkomen

• Kies elke dag één taak die je sowieso afrondt
• Begin je dag met deze taak, voordat je je mail opent
• Geef jezelf toestemming om niet meteen te reageren
• Spreek een moment af waarop je terugkomt op vragen

Het zijn kleine stappen. Maar het effect is zoveel groter dan je nu kan bedenken. Je verschuift van reageren naar regie nemen. En dat voelt anders. Rustiger. Lichter.

Thea ervaarde hoe gemakkelijk het is om ad hoc werken te voorkomen

“Ik dacht dat mijn werk gewoon zo was. Nu zie ik dat ik elke keer zelf kies om alles ertussen te laten komen.”

Om eerlijk te zijn moet ik wel zeggen dat Thea en ik hier wel flink aan hebben moeten werken. Een gewoonte leer je niet zomaar af omdat ik zeg dat het beter voor je is. 😉

Hoe ik help om ad hoc werken te voorkomen?

Herken je dat jouw dag wordt overgenomen door wat er tussendoor komt? Vind je het tijd om dat patroon te doorbreken?

Kom dan eens naar mijn gratis lunch & learn, samen met andere ondernemers lachen we om bekende patronen maar maken we ook een zinvolle start om het anders te doen. We bespreken de uitdaging en je krijgt waardevolle tips om jezelf te testen of je klaar bent voor echte verandering

De 3 meest gehoorde bezwaren over tijdwinst creëren (en waarom ze eigenlijk niet kloppen)

Als ondernemer herken je dit vast, je bent in gesprek over een traject dat je écht verder gaat helpen. Maar dan komen ze. De bezwaren. En eerlijk? Ik snap ze vaak heel goed. Alleen… ze houden je klein. Ik deel de drie meest gehoorde bezwaren maar ook waarom ze niet kloppen. Als jij meer tijd in je bedrijf wilt, is het slim om hier eens eerlijk naar te kijken.

1. “Ik heb geen tijd”

Die hoor ik bijna altijd als eerste. Je agenda puilt uit, klanten gaan voor en je inbox loopt vol. Maar weet je wat grappig is? Juist doordat je geen tijd hebt, heb je dit traject nodig. Want zolang jij blijft rennen van klus naar klus, verandert er niets.

Hoe kan het ook? Als je geen tijd hebt om te investeren in meer tijd, dan blijf je altijd gevangen in dezelfde molen. Een paar uur nú investeren levert je straks wekelijks tijdwinst op. Tijd die je eindelijk kunt besteden aan groei, of gewoon aan een vrije vrijdagmiddag.

2. “Het is te duur”

Oef, dat is ook een pijnlijke. Want ja, een traject kost geld. Maar weet je wat nog veel meer kost? Alles bij het oude laten.

Hoe kan het ook? Stel dat je elke week 5 uur kwijt bent aan rompslomp die je slim kunt inrichten. 5 uur per week = 20 uur per maand. Reken eens uit wat dat je kost als je dat in omzet omrekent. Dan voelt die investering ineens als peanuts. Je betaalt niet voor mijn tijd, je investeert in de tijdwinst en vrijheid die jij terugkrijgt.

3. “Zo erg is het bij mij niet”

Dit is mijn persoonlijke favoriet. Want negen van de tien keer zegt iemand dit terwijl ze met wallen tot op de knieën tegenover me zitten. “Nee hoor, gaat prima.” Ondertussen staat je bedrijf te wiebelen op elastiekjes en post-its.

Hoe kan het ook? Natuurlijk, je bedrijf draait. Maar de vraag is hoeveel energie je dat kost? Hoeveel laat je liggen omdat je steeds in brandjes belandt? Het hoeft niet “heel erg” te zijn voordat je het slimmer kunt organiseren. Zie het als APK voor je bedrijf, beter goed zorgen voor de motor vóórdat de motor vastloopt, dan daarna. Toch?

Andere veelgehoorde bezwaren

• “Ik moet eerst iets af hebben voordat ik hieraan kan beginnen.”
• “Het klinkt te goed om waar te zijn.”
• “Ik heb niet zo’n groot traject nodig, een deel is voldoende.”
• “Ik kan het beter zelf doen.”
• “Ik weet niet of ik er wel iets aan heb.”
• “Een half jaar is te lang, kan het niet korter.”
• “Het traject is te intensief.”
• “Ik zoek iets strategischers.”
• “Ik kan het beter uitbesteden.”
• “Ik ben op zoek naar iets professionelers.”

Allemaal herkenbaar, allemaal begrijpelijk. Maar… geen van deze bezwaren zorgt ervoor dat jij écht vooruitkomt. En zonder verandering blijft meer tijd in je bedrijf een wens, geen realiteit.

Herken jij je in een of meer van deze bezwaren?

Dan is dit hét moment om daar iets mee te doen. Niet langer uitstellen, maar kies juist nu kiezen voor meer overzicht, rust en tijdwinst.

Schrijf je in voor de 1-op-1 tijdwinst sessie  en ontdek hoe jij slimmer kunt werken zonder jezelf voorbij te rennen.