Wie mij beter kent, weet dat ik een hekel heb aan water. Dit weerhoudt mij niet om toch zo af en toe het water op te gaan. Zo ook afgelopen vrijdag. Na lang wikken en wegen ja gezegd tegen de uitnodiging om mee te gaan op een botter van het CON (Christelijk Ondernemers Netwerk) van Jan Piet. ‘In een botter kan je echt niks gebeuren Ineke!’ zegt Jan als ik mijn twijfel vertel. Het was een wedstrijd tijdens de Botterdagen van Elburg voor mensen die ondernemen. Op het moment dat ik zag hoe ik aan boord moest komen dacht ik ‘Waarom doe ik dit??’. Maar we laten ons niet kennen, dus hup aan boord gestapt.

We gaan op weg naar de boei waar je voor anker moet gaan. Maar helaas, ons anker raakt verstrikt in de vele planten en we blijven niet stil liggen maar drijven af. Tussen ruim 40 andere botters is dat best een uitdaging voor onze schipper. We gaan over naar plan B: starten achter het deelnemersveld en draaien daar rondjes tot het startsein klinkt. We hebben een uitstekende startpositie qua windligging.

‘Bakboord BAKBOORD!’ begint onze schipper te roepen. Ik vraag mij af wat hij in hemelsnaam van ons wil, totdat ik in mijn linkeroog een botter recht op ons af zie varen. Het roepen was naar onze buur-botter. Voor mijn gevoel is een botsing onvermijdelijk maar dankzij de stuurkunsten scheren we langs elkaar heen. Nog enkele gelijke situaties doen zich voor maar dan hebben we een mooi stuk open water. We passeren de boei en ik denk: keren die hap en hup door! Maar de zeilkenners in de boot leggen mij uit dat we een heel stuk rechtdoor blijven zeilen en dan pas keren (oké overstag gaan) zodat we ideaal liggen voor de volgende boei en optimaal gebruik maken van de wind. Ook blijken de botters aan een bepaalde zijde (heb nog steeds niet begrepen van welke zijde…) voorrang te hebben dus moesten we het overstag gaan uitstellen.

We gaan uiteindelijk overstag en varen naar de volgende boei. Het geheel heeft ons achter achterin het wedstrijdveld gebracht dus van andere botters geen last meer. Het voordeel is wel dat we gewoon de botters voor ons kunnen volgen, want bij het eerste overstag gaan vloog de route van de wedstrijd overboord. Uiteindelijk finishen we in het achterveld met nog zo’n 5 botters achter ons. Vanwege de goede wind besluiten we al zeilend terug naar de haven te varen. De zeilkenners discussiëren of ze wel of geen stok op de fok (het voorste zeil) aanbrengen. De botter naast heeft deze wel, maar we zien een paar minuten hoe de stok als een lucifershoutje doormidden breekt en een van de bemanningsleden schramt. Na enig twijfelen brengen de zeilkenners toch de stok aan. Nog een hele kunst op zich.

Het fok staat mooi in de wind en we varen door totdat de schipper ontdekt dat er een haak loshangt. Hij wil nu toch het zeil eerst binnenhalen om alles goed te bevestigen en daarna weer ophijsen. Om uit de wind te komen voor het binnenhalen van het zeil besluit de stuurman buiten de vaarroute te gaan. Dit blijkt een desastreuse keuze want de botter loopt vast. Van alles geprobeerd maar uiteindelijk moet de kustwacht ons eruit slepen. We varen maar op de motor terug naar de haven.

Nee, op een botter kan je niks gebeuren…

Wat heeft een botter met het ondernemen te maken?

Terugkijkend op mijn botter avontuur moest ik denken aan ondernemen. Ik zie wel parallellen hierin. Ik leg ze aan je voor en ben benieuwd of je ze herkent.

Ja zeggen tegen het onbekende

Ik had geen idee wat ik mij bij een botter-wedstrijd moest voorstellen en had nog nooit aan boord van een botter gestaan (misschien in mijn geval ook niet zo heel raar). Toch besloot ik om te gaan voor het onbekende en mee aan boord te gaan van de botter. Bij het ondernemen kom je soms ook voor beslissingen te staan die buiten je comfort zone liggen. Je kunt niet van te voren geheel overzien wat de beslissing voor gevolg heeft. Ga je voor de keuze van het onbekende of blijf je in je eigen comfortzone zitten? Het laatste kan tot gevolg hebben dat je je eigen groei in de weg staat.

Tijd voor plan B

Op het moment dat het voor anker gaan bij de boei onmogelijk bleek, besloot de schipper voor plan B te gaan en achter het wedstrijd veld te starten. Hoe vaak sta jij voor de keuze van plan B? En heb jij ook een plan B? Hoort het hebben van plan B bij ondernemen? José benaderde mij tijdens een netwerkborrel en vertelde van haar noodgedwongen plan B. Ze was op zoek naar een goede tool voor het werken met haar VIP klanten. José kwam uit bij een tool in ontwikkeling maar met veel potentie. Ze besloot voor enkele klanten deze tool te gebruiken. In het begin werden haar vragen snel opgelost, maar naar verloop van tijd werd de service minder. Uiteindelijk besloot ze vele problemen verder noodgedwongen op zoek te gaan naar plan B.

Vooraf een checklijst invullen van je wensen en eisen voor een nieuwe tool helpt om een goede keuze te maken. Als José de tijd had genomen om haar wensen voor haarzelf inzichtelijk te maken, had ze tijd bespaard. Op het moment van de keuze leek ze tijd te besparen, maar uiteindelijk kost het haar meer tijd nu ze weer alles opnieuw moet inrichten in een nieuw systeem. In mijn boek ‘Morgen doe ik het (anders)’ dat 21 november uitkomt, vind je in het bijhorende online gedeelte dergelijke checklijsten, zodat je geen noodgedwongen plan B hoeft te maken.

Bakboord!

‘Bakboord!!’ Ik kan het de andere schippers niet eens kwalijk nemen, zij hebben immers niet van alle kanten ogen. Hoe fijn is het dat iemand anders je er dan op wijst? Gun jij jezelf iemand die jou wijst op jouw ‘bakboord’? Sinds ik onderneem, gun ik mijzelf elk jaar een training of coaching. Een training ‘effectief werken’ hielp mij nog meer tips en trucs te leren op dit gebied. Een ondernemerscoach hielp mij mijn visie en missie scherper te krijgen. En mijn kleurrijke schrijfcoach zorgde ervoor dat het boek in mijn hoofd een boek op papier werd. Ieder op een ander gebied van ondernemen hielp mij met af en toe ‘bakboord’ te roepen.

Vakkennis

Als complete zeil-nerd wilde ik na de boei direct de bocht om en naar de volgende boei varen. De zeilkenner zag hoe de wind stond en keek vooruit hoe we deze maximaal konden benutten. Ga jij direct naar de boei de bocht om of sta je stil om vooruit te kijken en plannen zodat je het maximale uit je onderneming haalt?

Hulp durven vragen

Ondanks de vele jaren ervaring aan boord, ging het toch mis met het besluit om buiten de vaarroute te gaan varen. We zaten muurvast in het ondiepe water en hulp was nodig om ons eruit te trekken. Of je nu al jaren aan het ondernemen bent, of nog maar net begint, het kan je gebeuren dat je vast komt te zitten.

Je bent bijvoorbeeld hard gegroeid en gaf daardoor geen of onvoldoende aandacht aan je office taken en de manier waarop je deze inrichtte. Hierdoor ben je meer tijd kwijt omdat de systemen niet meer toereikend zijn of heb je een achterstand opgelopen door de extreme drukte. Vraag hulp! Als virtueel officemanager kijk ik graag met je mee hoe we je office taken voor het ondernemen efficiënt, snel en bovenal leuker gaan maken.

Wanneer gaan wij koffiedrinken om over jouw ondernemers botter-avontuur te praten? Neem contact op om een koffiemoment in te plannen.

Heb je de berichten over Blue Monday ook gelezen? Een naam die gegeven is aan de meest deprimerende dag van het jaar.

De wetenschapper Cliff Arnall bedacht in 2005 een volgens hem wetenschappelijke verantwoorde fomule waaruit bleek dat de maandag van de laatste volle week van januari de dag is waarop de meeste mensen zich neerslachtig voelen. Dit zou komen door het besef dat de goede voornemens toch niet gelukt zijn en de vakanties weer heel ver weg lijken. Hoewel de wetenschapper in academische kringen veel kritiek over zich heel kreeg, heeft de media het opgepakt.

Blue Monday als marketingtool

Ergens las ik dat de term door een PR-bedrijf is gelanceerd. Heel slim want de term wordt nu wereldwijd opgepakt. Ik kreeg enige tijd geleden het boek ‘Surge’ van Mike Michalowicz kado. Boeiend boek wat beschrijft hoe je je bedrijf kunt ontwikkelen en je vooral aan het denken zet over wat jouw bedrijf uniek maakt. Hoe kun je deze unieke eigenschap zo in de markt zetten dat je voorop loopt (oké Mike heeft het over surfen…)? Stel je eens voor dat jij Blue Monday bedacht zou hebben! Een aanrader om te lezen. Ik ben begonnen om ‘surge’ in te zetten. De eerste stappen heb ik gezet.

Doelen stellen en halen?

Ik heb eind november mijn (marketing)doelen voor 2018 bepaald en deze uitgewerkt. Ik heb hieraan gewerkt tijdens een training van Femke Hogema.  Tijdens de training werden we gevraagd een kaartje aan jezelf te schrijven met een bemoediging over je eigen plannen. Deze werd afgelopen week bezorgd.

Het effect voor mij was dat ik dacht: nu ga ik aan mijn plannen werken want ik krijg straks dat kaartje op de deurmat. Maar ook de bemoediging was zo leuk om te ontvangen. En nee: ik wist echt niet meer wat er op stond! Heb je een mastermind groep of een buddy? Misschien een leuk idee om de komende keer een dergelijke kaartje op te stellen en deze door 1 iemand uit de groep 2 of 3 maanden later te laten posten.

5 Tips voor Blue Monday

Heb je toch het gevoel dat je toch af en toe last van een (ondernemers)dipje? (of dit nou op Blue Monday is of niet…)

Dan deel ik graag mijn 5 tips van dip naar up:

• Ik heb een boekje naast mijn bed liggen waarin ik regelmatig opschrijf waar ik deze dag dankbaar voor was. Dit kan iets kleins zijn, bijvoorbeeld: naar de sportschool geweest, een leuke lunch gehad met een vriendin, een deadline gehaald. Maar het gevolg is dat wanneer ik in een dipje zit of het even niet zo lekker gaat ik door het boekje blader en besef hoeveel positieve zaken er zijn.
  

  Count your blessings

• Goede voornemens? Dat je je goede voornemens hebt laten liggen of nog niet gehaald hebt, is niet erg. Leer er van en pak de draad (weer) op. Blijft het lastig? Kijk dan nog eens goed naar je doelen: wil je niet te veel? Spar erover met iemand, deel ze in een groep. Geef niet op en ga door!
  

  Blijf werken aan je goede voornemens
  

• Ben jij iemand van het glas halfvol of halfleeg? Je kunt kijken naar alles wat je (nog) niet gelukt is. Maar je kunt er ook voor kiezen om je (kleine) successen te vieren en te kijken naar wat je wel gehaald hebt. Ready? Go!
  

  Kijk eens terug naar alle successen die je al behaald hebt

• Werken volgens bepaalde systemen, (n)iets voor jou? Bijvoorbeeld: je hoort steeds dat je in folders moet werken in Outlook, maar hou je dit niet vol? Heb je wel eens nagedacht dat dit misschien niet bij je past? Zoek naar alternatieven die wel bij je passen. Bijv. alles in de inbox laten staan en zoekfunctie. Of sorteren op onderwerp. Er zijn meerdere mogelijkheden om systemen in te voeren!
  

  Zet systemen in op de manier die bij jou past

• Heb je jezelf een doel voorgenomen? Herhaal deze regelmatig, schrijf hem op, hang hem in het zicht, herhaal het elke dag. Zorg dat je je daarop focust.
  

  Hou je doel in het vizier. Figuurlijk maar ook letterlijk!

Op het internet kwam ik de volgende tekst tegen:

Vliegeren is een geweldig leuke hobby, stunt vliegeren zelfs een echte tak van sport. Het is een uitdaging om de vlieger te laten doen wat je wilt, het spel van de krachten!

Ik moest gelijk denken aan het ondernemerschap

Je kunt zeggen dat je een uit de hand gelopen hobby hebt, maar ondernemen is een echte tak van sport!

Als je andere mensen ziet vliegeren, lijkt het allemaal heel eenvoudig. Je geeft de vlieger een zetje, loopt een beetje naar achteren en je vlieger gaat de lucht in. Maar heb je wel eens gevliegerd?

Toen onze kinderen kleiner waren, gingen we geregeld naar Zeeland op vakantie, de plek om lekker te vliegeren! De eerste dagen stonden de kids te trappelen om nou eindelijk eens die mooie vliegers uit te proberen die we gekocht hadden.

Hoe was het toen jij je onderneming begon?

Zag je er ook zo naar uit om te starten? Wellicht een beetje spannend, maar in je dromen ging de vlieger waarschijnlijk vanzelf omhoog. Je had zoveel verhalen gehoord succesvol ondernemen, opdrachten moest geen probleem zijn en je hebt over alles nagedacht en geregeld?

Maar eenmaal op het veld, na tig keer rennen om de vlieger in de lucht te krijgen, het weer oprapen uit de bosjes, wegvallende wind en weer oprollen van het touwtje, was de lol er wel een beetje van af voor onze kids. Het bleek toch intensiever dan gedacht.

Herken je dit? Je rent naar alle netwerkbijeenkomsten, hebt stapels visitekaartjes binnengehaald, maar je blijft voor je gevoel de vlieger uit de bosjes halen, je hebt nog niet de wind in je vlieger.

Ik kan je ook geen gouden bergen beloven, opdrachten komen niet zomaar vanzelf

Maar ik wil je wel 2 tips meegeven die mij persoonlijk heel erg hebben geholpen:

TIP 1: Wees niet bang om te zeggen dat het even niet zo goed gaat!

TIP 2: Zoek een buddy – mastermind groep of een klankbord

Hoe gaat het met jou?

Is het je ook opgevallen dat het bijna niet gebruikelijk is om te zeggen hoe het echt met je gaat? De standaard vraag is: hoe gaat het met je? Men verwacht het antwoord: prima hoor of ok. Maar als je zegt: nou eigenlijk niet zo goed of het kan beter… is de andere partij vaak even van slag. Het antwoord: goed om te horen, lag eigenlijk al in de mond. Toch heb ik geleerd dat het goed is om te zeggen dat het niet altijd goed gaat met jezelf of je onderneming.

Er gebeurde hele mooie dingen toen ik zei dat de opdrachten even iets minder waren dan de afgelopen 5 jaar het geval was. De opmerking: oh joh, ik dacht niet eens aan je, je zat altijd zo vol dat ik bij het horen van opdrachten niet eens aan je dacht. Is mij goed bijgebleven. Roepen dat je succes hebt, is heel fijn maar kent dus ook een weerszijde. En toen ik aangaf dat het eigenlijk wel wat tegenviel qua omzet, zeiden (voormalige) klanten: oh, maar kun je dan misschien deze klus voor mij oppakken. Of een ander nam een opdracht aan en zei: ik heb een gedeelte in mijn offerte dat ik graag door jou willen laten uitvoeren. Het feit dat ik eerlijk zei dat het niet zo goed ging, opende deuren die ik niet had verwacht. Gevolg: een goed gevulde portefeuille met leuke opdrachten.

Kick some ass

Dan tip 2: het is gewoon erg prettig om je ideeën of plannen tegen iemand aan te kunnen houden. Niet alleen voor de feedback op deze plannen, maar vooral ook als stok achter de deur. Wees eens eerlijk: hoeveel plannen heb jij al uitgevoerd die je begin 2017 op je lijstje hebt gezet? Ik ben er zelf ook schuldig aan! Nog 6 maanden om een aantal zaken die op stapel staan in 2017 ten uitvoer te brengen… Maar ik heb wel stappen gezet en zal eind 2017 halen!

Mede dankzij het feit dat ik wekelijks contact heb met mede-ondernemer Chanou Butzelaar en wij elkaar een schop onder de kont geven als we onze wekelijkse taak niet hebben uitgevoerd. En om de pijn een beetje te voelen, hebben we er een vergoeding op gezet. Elke niet uitgevoerde taak is 1 euro. De week erop nog niet uitgevoerd 2 euro. Van het apart gelegde bedrag gaan we aan het eind van het jaar samen uit eten, maar we hopen dat we niet verder komen dan een karig kopje koffie… Tot nu toe zijn we nog niet verder dan koffie met een koekje.

Een mastermind groep is ook een goede manier om zaken voor elkaar te krijgen en te sparren. Uit een cursus die ik in 2016 gedaan heb, is een groep van 4 personen ontstaan. We hebben 1x keer in de zoveel tijd een mastermind sessie per telefoon waarin we elkaar vertellen wat onze plannen zijn, wat we gerealiseerd hebben en welke vragen we hebben. 1 x per jaar ontmoeten we elkaar live en geven we elkaar een soort van workshop, ieder op zijn eigen vakgebied. Een vertrouwde omgeving, maar zo leerzaam om wel voor een groep(je) te spreken en iets te vertellen over een onderwerp waar jij kennis van hebt. Een aanrader!

Help! Het gaat te goed

Maar misschien heb je juist te veel opdrachten, dat je bang bent voor die opstijgende vlieger, door je drukke werkzaamheden stapelen de werkzaamheden zich op. Heb je het gevoel alles ad hoc te moeten doen en werk je alleen maar in je onderneming in plaats van aan je onderneming.

 Van chaos naar structuur

TIP 3: Volg de Profit First methode van Healty Finance

TIP 4: Breng al je taken in beeld in de matrix

Al bijna een jaar volg ik de methode van Femke Hogema, Profit First. Een eenvoudige methode die je helpt om je financiën op orde te brengen en te houden. Je hebt overzicht en door de structuur is het op orde brengen (en houden) van je financiën een feestje. Ook een hekel aan de BTW-aangifte elk kwartaal? Dan zou ik zeker eens een kijkje op de website van Profit First nemen!

Hier moet je echt even tijd voor maken, maar het geeft je zoveel inzicht en overzicht! Noteer alle dingen die in je op komen die je moet doen, hoe groot of klein ook. Vervolgens leg je al deze taken langs de methode van Eisenhower. Een eenvoudige uitleg hierover vind je hieronder. Heb je een stok achter de deur nodig of wil je graag eens samen al je taken en werkzaamheden onder de loep nemen? Dat kan! Ik kom je graag helpen. En als er taken zijn die je uit wil besteden: ik heb een groot netwerk dus help je graag aan de juiste ondernemers die jou de volgende stap kunnen laten zetten. Neem contact met mij op en we plannen een afspraak.

Vier je successen! Je mag trots zijn op wat je bereikt hebt.

Vanmorgen kon ik eindelijk weer eens aan mijn eigen bureau werkplek zitten. Na een internet probleem was ik enkele weken overgeleverd aan de woonkamer. Teruggekomen op mijn kantoor ben ik ondanks mijn to-do-list voor vandaag begonnen met alle paperassen opruimen, bonnen inscannen voor de boekhouder en de verzamelde tassen leegmaken en opruimen.

Zo…opgeruimd staat netjes. Een opgeruimde werkplek zorgt ook voor een opgeruimd hoofd.

Ik deel 5 tips met je om je fysieke en digitale werkplek op te ruimen.

Tip 1 Begin met opruimen van je werkplek bureau

Het lijkt een inkoppertje, maar hoe snel laat jij je verleiden tot het verplaatsen van je stapel papieren? En ga je ernaast aan het werk? Elke keer als je naar de stapel kijkt, schiet er door je hoofd: oh ja, zo even opruimen. Niet doen! Start met opruimen terwijl je pc opstart en start je dag met een opgeruimde werkplek.

Lees ook deze 10 tips voor een opgeruimd bureau werkplek.

Tip 2 Een opgeruimde mailbox door gebruik autoreply

Persoonlijk contact is uiteraard van groot belang voor je onderneming. Maar wanneer je geregeld dezelfde soort e-mails verstuurt, is het de overweging waard om hier een sjabloon voor te maken. Dit doe je als volgt: Maak het bericht dat standaard verzonden mag worden. Bewaar het gemaakte bericht als Outlook sjabloon (*.oft).

Je kunt nog een stap verder gaan en deze e-mail middels een autoreply laten versturen. Dit doe je in Outlook door de regels goed in te stellen.

Een beknopte werkwijze:

1. Stel een nieuwe regel op (via Start\verplaatsen\regels)
2. Zet in de regel de specifieke tekst die in het onderwerp of bericht voor moet komen. Je kunt dit zo uitgebreid instellen als je wilt.
3. Tenslotte kun je er ook voor kiezen deze e-mail direct in hiervoor bepaalde mappen te plaatsen.

Meer tips over een opgeruimde mailbox in mijn blog ‘hoe zorg je ervoor dat…je een opgeruimde mailbox hebt’

Tip 3 Digitaal brainstormen met geeltjes

Wie kent ze niet ‘de geeltjes’? Iedereen mag de ideeën op 5 geeltjes zetten en die gaan we clusteren. Wist je dat dit ook digitaal kan met Lino. Het is gratis te gebruiken via internet en op Android en Apple apparaten te downloaden. Je kunt tekst, plaatjes en relevante documenten in de vorm van geeltjes opplakken.

Alle deelnemers van de brainstormsessie hebben een eigen scherm waar iedereen aan de geeltjes kan werken of nieuwe geeltjes toe kan voegen. Iedereen schrijft dus zijn of haar ideeën op het digitale geeltje. De geeltjes van alle deelnemers worden in een latere fase gereorganiseerd.

Geen bureau werkplek meer vol met papiertjes na de brainstormsessie!

Tip 4 Wees je bewust van de 80/20 regel

Wist je dat je 80 procent van de tijd maar 20 procent van je spullen gebruikt? Vraag je dus af en toe eens af bij spullen die je nooit aanraakt: Wil ik dit bewaren? Heb ik het op specifieke momenten nodig? Zo nee, doe of geef het dan weg.

Tip 5 Schoon geregeld bestanden op

Bestanden opschonen zorgt ervoor dat je pc overzichtelijk blijft en niet teveel geheugen in beslag neemt. Plan deze actie in ieder geval 1x per jaar in je agenda. Wees je alleen wel bewust van het feit dat je gegevens van ex-klanten en relaties niet zomaar verwijderd mogen worden vanwege de bewaarplicht. Ook al heb je bepaalde gegevens niet meer nodig, toch kun je in de problemen komen door die te wissen als de bewaarplicht van toepassing is. Met welke bewaartermijn je rekening moet houden hangt af van het soort gegevens (in het algemeen geldt de bewaarplicht van 7 jaar. Deze periode gaat in als het document geen actuele waarde meer heeft).

Denk echter ook aan back-ups en kopieën. De Wet bescherming persoonsgegevens eist namelijk dat data gewist worden als je ze niet meer nodig hebt. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je terugvinden in welke gevallen je verplicht bent de verwerking van persoonsgegevens bij haar te melden en in welke gevallen niet.

Wat kan een virtueel office manager voor jou betekenen?

Heb je hulp nodig of kun je wel een 1-op-1 impact sessie gebruiken?

Op 19 maart is het Nationale Opschoondag. Waarom is er een Nationale Opschoondag? Klaarblijkelijk hebben wij een Nationale dag nodig om te doen wat we eigenlijk het beste elke dag kunnen doen?

Als je wacht tot 19 maart krijg je chaos in je mailbox. Nu de vakantie voor de deur staat is het handig om je e-mail op te schonen. Dan kom je een stuk prettiger terug.

Aan de slag!

Hoe houd ik mijn inbox leeg?

Hoe vaak lees je een e-mail en sluit je de e-mail weer als ongelezen omdat je nu geen tijd of zin hebt om in actie te komen? Als jij dat ook weleens doet dan is de kans groot dat je de e-mail meerdere keren leest en weer sluit zonder dat je in actie bent gekomen. Zonde van je tijd!

Open je een e-mail? Ga dan gelijk over tot actie!
Dat kan zijn dat je de e-mail in een juiste map zet, of op je to do lijst, of dat je hem direct beantwoord en archiveert.

TIP: Als je een e-mail opent: doe er dan ook direct wat mee!

Hoe verdeel ik mijn e-mail in mappen?

Je kunt alle e-mail betreffende een onderwerp in een map verzamelen. Als je dan aan het werk gaat over dat bepaalde onderwerp of voor een bepaalde afzender dan heb je alle e-mail overzichtelijk bij elkaar. Ik heb bijvoorbeeld een map gemaakt met ‘nieuwsbrieven’. Zo kan ik de informatie lezen wanneer het mij uitkomt. Hieronder geef ik tips voor werken met mail in Outlook. Werk je met Gmail? Check dan mijn blog over Sordt.

1. Je gaat naar Outlook.
2. Klik op je rechtermuisknop in de linker balk.
3. Je kiest voor nieuwe map aanmaken.
4. Je geeft de map een gewenste naam en je sleept de map naar de positie die voor jou het beste werkt.
5. Nu kun je gemakkelijk de e-mail slepen naar de betreffende map.

TIP: maak direct mappen aan in Outlook en sleep je e-mails hierin. Je inbox wordt een stuk leger!

Hoe geef ik de prioriteit van een e-mail aan?

Ga naar een bericht die je prioriteit wilt geven. Boven in Outlook staat een mogelijkheid om een vlaggetje aan je e-mail toe te voegen. Naast het vlaggetje staat een pijltje. In het afrolmenu krijg je opties over wanneer je de e-mail wilt opvolgen. Je kunt een herinnering aan de e-mail toevoegen zodat de e-mail weer in beeld komt wanneer je de e-mail moet gaan opvolgen.

TIP: maak een keuze welke werkwijze jij prettig vindt. To do lijsten of prioriteren in e-mail. Niet beide methodes!

Hoe kan ik automatisch e-mail verplaatsen?

Niet alle e-mail hoeft in je inbox te komen. Je kunt e-mail direct in een map plaatsen en lezen wanneer het jou uitkomt. Ik laat bijvoorbeeld mijn nieuwsbrieven direct in de map ‘nieuwsbrieven’ plaatsen. Zo vervuild mijn e-mail niet.

1. Klik in de map Indelen op de optie Regels.
2. Klik onderaan op de + om een Nieuwe regel toe te voegen.
3. Geef de regel een naam, dan kun je de instelling makkelijker terugvinden als je hem wilt aanpassen.
4. Kies voor de Opties die jij wilt en klik op Ok.

TIP: denk na welke e-mails je op bepaalde tijd kan lezen en maak hiervoor regels aan. Hierdoor kom je ook niet in de verleiding om ze te lezen als je er eigenlijk geen tijd voor hebt.

Hoe begin je?

Vaak zit je mailbox al behoorlijk vol. Waar begin je met opschonen?

1. Groepeer je e-mail op discussie, dan heb je alle mails over hetzelfde onderwerp bij elkaar staan.
2. Groepeer je e-mail op afzender zodat je kunt bepalen welke e-mails niet meer relevant zijn.
3. Verwijder de e-mail die niet meer relevant of achterhaald is. Je hoeft echt niet alles te bewaren!
4. Selecteer op naam zodat je de e-mail kunt selecteren en direct in de nieuwe map kunt plaatsen.

TIP: Lees de tips en begin!

Hoe verweer je SPAM in je mailbox?

Een grote ergernis in je mailbox is SPAM! Dit kun je voor een groot deel voorkomen.

1. Installeer een goede SPAMfilter
2. Krijg je veel spam via je website? Overweeg dan om een beschermd e-mailadres op je website te zetten. Meer informatie over Symantec File Share Encryption

Hoe maak je regelmatig een back-up?

Via de e-mail krijg je veel informatie toegestuurd. Veel e-mails bevatten waardevolle informatie om je werk goed te kunnen doen. Je moet er toch niet aan denken dat je alles kwijt bent! Maak regelmatig een back-up van je e-mail.

1. Open Outlook en klik op Bestand en daarna op Open
2. Klik daarna op Import
3. Kies in de popup voor Export to a file
4. Kies voor Inbox en klik het vinkje submappen inclusief onderaan het scherm aan
5. Kies een locatie waar je het bestand wilt opslaan

Tip: Maak regelmatig een back-up!

Heb jij nog tips?

Heb jij nog tips die je met mij wilt delen? Laat je tip dan onder dit blog achter. Ik ben benieuwd.

Mijn laatste tip voor jou: wil je meer weten over slim werken in Outlook? Neem dan zeker eens een kijkje bij Haal meer uit Microsoft!

Stel je het liever uit tot Nationale Opschoondag? Dan heb je hulp nodig! Neem dan contact met mij op. Ik help je graag in een gratis sparsessie.